Seperti YBhg./YB Tan Sri/Datuk/Dato’/Datin/Tuan/Puan sedia maklum, Kerajaan telah mengeluarkan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 1 Tahun 2003 bertajuk "Garis Panduan Mengenai Tatacara Penggunaan Internet dan Mel Elektronik di Agensi Kerajaan", Surat Arahan Ketua Pengarah MAMPU bertarikh 1 Jun 2007 bertajuk “Langkah-Langkah Mengenai Penggunaan Mel Elektronik di Agensi-Agensi Kerajaan” dan Surat Arahan Ketua Pengarah MAMPU bertarikh 23 November 2007 bertajuk “Langkah-Langkah Pemantapan Pelaksanaan Sistem Mel Elektronik di Agensi-Agensi Kerajaan” dengan tujuan memberi panduan berhubung penggunaan e-mel serta langkah-langkah untuk memperkemaskan pengendalian e-mel rasmi di agensi-agensi Kerajaan.

Dalam usaha untuk terus memantapkan dan memperkasa pengurusan dan penggunaan e-mel di kalangan penjawat awam, MAMPU telah merangka 40 langkah-langkah yang melibatkan pengguna dan pentadbir e-mel di agensi-agensi Kerajaan seperti berikut: PENGGUNA E-MEL

1. Memastikan penghantaran e-mel rasmi menggunakan akaun e-mel rasmi dan alamat e-mel penerima yang betul;
2. Segala urusan rasmi adalah dilarang menggunakan alamat e-mel persendirian seperti yahoo.com, gmail.com, streamyx.com.my dan sebagainya;
3. Mengutamakan penggunaan e-mel sebagai media komunikasi untuk urusan dalaman agensi atau dengan pelanggan luar;
4. Memastikan sebarang mesej yang dihantar melalui e-mel tidak lagi disusuli menerusi media lain seperti faks dan surat;
5. Membalas e-mel rasmi yang diterima dengan kadar segera selewat-lewatnya 1 hari dari tarikh e-mel berkenaan diterima;
6. Elakkan penghantaran e-mel berserta fail kepilan yang bersaiz melebihi 10 megabait;
7. Mengurus dan menyelenggarakan mailbox akaun e-mel masing-masing. Kemudahan archive boleh digunakan untuk menyimpan e-mel lama yang mempunyai nilai rasmi;
8. Tidak menggunakan e-mel rasmi bagi tujuan peribadi;
9. Memastikan alamat e-mel terkini dipamerkan dalam direktori pegawai di laman web agensi;
10. Menghapuskan sebarang e-mel berunsurkan e-mel spam yang berkemungkinan mempunyai virus;
11. Memastikan setiap e-mel mempunyai tajuk yang sesuai dengan kandungan e-mel;
12. Menulis jawapan di bahagian atas mesej e-mel penghantar;
13. Menggunakan bahasa dan ayat yang jelas, tepat dan mudah difahami oleh penerima;
14. Menggunakan bahasa formal di dalam e-mel rasmi;
15. Menggunakan kemudahan ‘Reply’ untuk menjawab e-mel tanpa sebarang perubahan kandungan asal e-mel;
16. Memastikan kemudahan ‘Reply To All’ digunakan jika jawapan perlu disalinkan kepada semua penerima e-mel;
17. Tidak menggunakan kemudahan 'Auto-Reply' kecuali untuk memaklumkan pegawai lain yang boleh dihubungi sekiranya pegawai berkenaan berada di luar pejabat yang tiada kemudahan internet;
18. Menggunakan kemudahan ‘Forward’ untuk memanjangkan e-mel kepada penerima lain tanpa sebarang perubahan;
19. Memastikan kemudahan ‘salinan kepada’ (cc) jika sesuatu e-mel perlu dimaklumkan kepada penerima yang berkaitan sahaja;
20. Kemudahan ‘blind cc’ (bcc) digunakan bagi tujuan khusus dan terkawal (bukan sewenang-wenangnya);